修学旅行の宿泊先への気遣い
通常の団体旅行の場合は、宿泊先は目的地から近くにあって、料理がおいしいことや繁華街に近いなどの条件のプランを提示して、お客様の担当の方に決めてもらえばいいですが、修学旅行の場合は、いろいろな条件がクリアした施設でないといけません。
なぜならお客様は未成年で旅行の目的は学習の一環だからです。そのため泊まるホテルや旅館などを決める際には、旅行会社は気を遣って施設を決定します。
一番に考慮するのは泊まる施設の設備で、食事は全員が一つに部屋に集まって食べるバイキング形式などができなければならず、大広間などの部屋が必要です。
中学生や高校生など年齢が大きくなるにつれて、自由な行動をしたくなる傾向があるので、生徒全員が目が届きやすい部屋のレイアウトも必要です。
設備以外に気を遣う点は食事で、最近はさまざまなアレルギー体質の学生もいて、それぞれにあった料理が出せるかも考慮しなければなりません。
場所もにぎやかな繁華街の真ん中にあってはならず、急に体調を崩した生徒に対応できるよう病院に近いなども修学旅行の場合は、旅行会社は宿泊先を考慮して決定します。
人気宿泊施設を確保するのも旅行会社の仕事であり、ツアー人数の把握が大切
旅行会社は、ツアー参加者のホテルを確保しなければなりません。いわゆる観光シーズンだと、人気の宿泊施設はどこも満席状態です。
有名な観光地周辺のホテルや旅館は予約が即満員になりやすいですが、同時に宿泊客の都合で突然、キャンセルされる事も多いです。キャンセルされた部屋をいち早く確保する、これもまた旅行会社の仕事であり腕の見せ所でしょう。
安価で人気のホテルや旅館の部屋を充分確保出来れば、それだけで新しいツアーが企画出来ます。
また自社で請け負ったツアー参加者の人数を常に把握しておくことも大事です。現場スタッフがリアルタイムで、参加者の詳細情報を共有できる仕組みを構築しておけば、申し込みが確定した段階で、迅速に観光地の人気ホテルや安価な旅館の部屋の手配が行えます。
インターネットを活用した情報共有が近年旅行会社の間で流行っており、大手企業は勿論、近年では中小の旅行会社の間でもクラウドサーバーやスマートフォンアプリを導入した新システムが導入され始めました。